ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΒΙΝΤΕΟΕΠΙΤΗΡΗΣΗΣ
Εισαγωγικά
Το κείμενο αυτό, εξηγεί με απλά λόγια πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα τα οποία συλλέγουμε από εσάς μέσω του συστήματος βιντεοεπιτήρησης που είναι εγκατεστημένο και λειτουργεί στις εγκαταστάσεις της επιχείρησής μας.
Υπεύθυνος Επεξεργασίας
Υπεύθυνος επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων είναι η επιχείρηση με την επωνυμία Γ.ΕΠΙΤΡΟΠΑΚΗΣ ΚΑΙ ΣΙΑ ΟΕ με διακριτικό τίτλο PROTRUCK η οποία εδρεύει στην οδό Αγίου Γεωργίου 91 στον Ασπρόπυργο Αττικής, με ΑΦΜ 99874785 με αρ. τηλ 2105577772 με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου info@protruck.gr.
Περιεχόμενα Πολιτικής Απορρήτου
- Πρώτο Τμήμα: Γενικές πληροφορίες
1) Τι είναι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα
2) Τι είναι η Επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
3) Είναι υποχρεωτική η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν;
4) Πότε και πως συλλέγουμε τα δεδομένα σας
5) Ποιες αρχές τηρούμε κατά την επεξεργασία των δεδομένων
- Δεύτερο Τμήμα: Ανάλυση της επεξεργασίας
Α. Κατηγορίες, σκοπός και νομική βάση επεξεργασίας
Β. Χρόνος – Τόπος διατήρησης - Αποδέκτες
Γ. Τα δικαιώματα σας
- Τρίτο Τμήμα: Λοιπές πληροφορίες
ΠΡΩΤΟ ΤΜΗΜΑ: Γενικές Πληροφορίες
- Τι είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;
Ο όρος «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα» (εφεξής δπχ ή δεδομένα), αναφέρεται σε κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε διεύθυνση, σε αριθμό τηλεφώνου αλλά και μέσω αναφοράς σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.
Με λίγα λόγια δεδομένα, είναι κάθε πληροφορία που σχετίζεται και αφορά ένα φυσικό πρόσωπο, είτε μας αποκαλύπτει αμέσως την ταυτότητά του είτε δύναται να μας την αποκαλύψει.
- Τι είναι η Επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, διάρθρωση, αποθήκευση, προσαρμογή ή μεταβολή, ανάκτηση, αναζήτηση πληροφοριών, χρήση, κοινολόγηση με διαβίβαση, διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, συσχέτιση ή συνδυασμός, περιορισμός, διαγραφή ή καταστροφή.
Δηλαδή, σχεδόν οποιαδήποτε ενέργεια, από τη στιγμή που δημιουργείται ένα δεδομένο μέχρι τη στιγμή που καταστρέφεται (ή που ανωνυμοποιείται πλήρως), συνιστά πράξη επεξεργασίας.
Η επεξεργασία δεδομένων είναι μια νόμιμη πράξη, εφόσον εκτελείται εντός του πλαισίου που ορίζει η σχετική νομοθεσία, δηλαδή ο εθνικός νόμος 4624/2019 αλλά και ο ευρωπαϊκός Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (GDPR) 679/2016/ΕΕ.
- Είναι υποχρεωτική η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν μέσω του συστήματος βιντεοεπιτήρησης;
Η λειτουργία του συστήματος βιντεοεπιτήρησης στην επιχείρησή μας κατέστη αναγκαία λόγω της φύσης και των κινδύνων που συνέχονται με τη δραστηριότητά μας καθώς και για τους λοιπούς λόγους που αναφέρονται αναλυτικά στη συνέχεια. Αυτό δε σημαίνει ότι επιδιώκουμε μέσω αυτού την υποχρεωτική καταγραφή σας αυτό ή ότι αναλύουμε τα δεδομένα αυτά περαιτέρω.
Η συλλογή και επεξεργασία της κίνησής σας στην επιχείρησή μας μέσω του συστήματος βιντεοεπιτήρησης γίνεται μόνο εφόσον βρεθείτε στην εμβέλειά τους και όχι συστηματικά.
Με την παρούσα πολιτική σας ενημερώνουμε για τους κανόνες επεξεργασίας που ακολουθούμε.
- Πότε και πως συλλέγουμε τα δεδομένα σας
Καταγράφουμε την κίνησή σας (και το όχημά σας) μέσω βιντεοεπιτήρησης παρεμπιτόντως και όχι συστηματικά κατά την κίνησή σας στους χώρους της επιχείρησης. Ειδικότερα, δεν καταγράφουμε αδιακρίτως όλους τους χώρους στην επιχείρησή μας. Ωστόσο, λόγω της μεγάλης έκτασης της επιχείρησης, της επικινδυνότητας των εργασιών συντήρησης/επισκευής, της ύπαρξης εύφλεκτων υλικών, ευαίσθητου όσο και ακριβού μηχανολογικού εξοπλισμού και ανταλλακτικών, είναι πιθανό να βρεθείτε για κάποιο μικρό χρονικό διάστημα στην εμβέλεια κάποιας κάμερας, χωρίς ωστόσο αυτό να αποτελεί επιδίωξή μας.
- Ποιες αρχές τηρούμε κατά την επεξεργασία των δεδομένων
Κατά την επεξεργασία των δεδομένων σας, υιοθετούμε και εφαρμόζουμε τις αρχές επεξεργασίας κατά το αρ.5 ΓΚΠΔ, δηλαδή τα δεδομένα σας :
α) υποβάλλονται σε σύννομη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο σε σχέση με το υποκείμενο των δεδομένων («νομιμότητα, αντικειμενικότητα και διαφάνεια»),
β) συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς τους σκοπούς αυτούς («περιορισμός του σκοπού»),
γ) είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στο αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία («ελαχιστοποίηση των δεδομένων»),
δ) είναι ακριβή και, όταν είναι αναγκαίο, επικαιροποιούνται· λαμβάνονται όλα τα εύλογα μέτρα για την άμεση διαγραφή ή διόρθωση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία είναι ανακριβή, σε σχέση με τους σκοπούς της επεξεργασίας («ακρίβεια»),
ε) διατηρούνται υπό μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· («περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης»),
στ) υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά τρόπο που εγγυάται την ενδεδειγμένη ασφάλεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, μεταξύ άλλων την προστασία τους από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά, με τη χρησιμοποίηση κατάλληλων τεχνικών ή οργανωτικών μέτρων («ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα»).
ΔΕΥΤΕΡΟ ΤΜΗΜΑ: Ανάλυση της επεξεργασίας
Α. Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που επεξεργαζόμαστε Κατηγορίες δεδομένων Σκοπός επεξεργασίας Νομική βάση επεξεργασίας 1. Εικόνα, κίνηση προσώπων, 2. Τύπος, χρώμα, αριθμός κυκλοφορίας, κίνηση οχημάτων [μόνο εφόσον βρεθείτε στην εμβέλειά τους] Προστασία υγείας και ζωής προσώπων και προστασία αγαθών της επιχείρησης και τρίτων που βρίσκονται σε αυτή Ειδικότερα, η λειτουργία του συστήματος βιντεοεπιτήρησης: 1. μας υποστηρίζει στην πρόληψη, διαχείριση και έρευνα περιστατικών που σχετίζονται με την ασφάλεια της επιχείρησης, έναντι κινδύνων που συνέχονται με τις παρεχόμενες υπηρεσίες μας (κίνδυνοι που σχετίζονται με πυρκαγιά, έκρηξη, έκλυση επικίνδυνων αερίων, διαρροή επικίνδυνων υγρών κλπ) 2. μας υποστηρίζει στην τήρηση κανόνων υγιεινής και ασφάλειας και την απόδειξη τήρησής τους 3. μας υποστηρίζει στην πρόληψη, διαχείριση και έρευνα περιστατικών που σχετίζονται με την ασφάλεια της επιχείρησης έναντι κινδύνων κλοπής και φθοράς εξοπλισμού, εργαλείων, ανταλλακτικών, οχημάτων που βρίσκονται στην επιχείρησή μας και ανήκουν σε αυτή ή τρίτους 4. μας υποστηρίζει στη διασφάλιση των χρηματικών συναλλαγών που γίνονται καθημερινά στην επιχείρησή μας ΑΝΑΛΥΣΗ ΣΚΟΠΟΥ: Στην επιχείρησή μας παρευρίσκεται καθημερινά μεγάλος αριθμός ανθρώπων, φορτηγών οχημάτων, ειδικών οχημάτων και οχημάτων ιδιωτικής χρήσης. Η περιοχή στην οποία δραστηριοποιούμαστε αντιμετωπίζει προβλήματα εγκληματικότητας και ειδικότερα κλοπές οχημάτων, μετάλλων, μηχανημάτων, εξοπλισμού, εργαλείων, ανταλλακτικών και καυσίμων, ενώ η αστυνόμευση είναι ιδιαιτέρως περιορισμένη λόγω υποστελέχωσης του τοπικού τμήματος. Η προστασία των πελατών μας, απαιτεί να προστατεύουμε τα οχήματά τους (για τα οποία φέρουμε ευθύνη για όσο διάστημα παραμένουν στους χώρους μας). Επιπλέον, απαιτεί να διατηρούμε ακέραιο το σύνολο του εξοπλισμού, των μηχανημάτων και των εργαλείων από κινδύνους κλοπής και φθοράς, διαφορετικά δημιουργείται κίνδυνος για τη μη έγκαιρη και προσήκουσα παροχή των υπηρεσιών μας, η οποία (λόγω της φύσης αυτών) θα συνεπάγεται υπέρογκα κόστη και ζημίες για εμάς. Η δε ύπαρξη εύφλεκτων υλικών που είναι αναγκαία για την παροχή των υπηρεσιών μας, όσο και μεγάλου αριθμού οχημάτων που φέρουν μεγάλες ποσότητες καυσίμων στα ρεζερβουάρ τους, απαιτεί να έχουμε διαρκώς εικόνα των χώρων της επιχείρησης, έτσι ώστε σε περίπτωση πυρκαγιάς ή άλλου περιστατικού, να δράσουμε ακαριαία, ώστε να αποφύγουμε την πρόκληση περιστατικών που θα θέσουν σε απειλή τη ζωή και την υγεία των εργαζομένων, των πελατών και των προμηθευτών μας αλλά και να αποφύγουμε τον κίνδυνο καταστροφής της επιχείρησής μας. Ενόψει των παραπάνω αντικειμενικών δεδομένων, ο σκοπός επεξεργασίας (προστασία της ζωής και υγείας των προσώπων που εργάζονται ή βρίσκονται στην επιχείρηση καθώς και η προστασία αγαθών της επιχείρησης και τρίτων τα οποία βρίσκονται εντός των εγκαταστάσεών της και για τα οποία φέρει ευθύνη.), δεν ήταν εφικτό να ικανοποιηθεί με ηπιότερα μέσα. Ωστόσο, έχουμε ρυθμίσει την εμβέλεια, τις ώρες λειτουργίας και το χρόνο διατήρησης του υλικού των καμερών μας, έτσι ώστε η συνολική λειτουργία τους να επάγεται τη μικρότερη δυνατή καταγραφή σας, η οποία άλλωστε γίνεται παρεμπιπτόντως και όχι διαρκώς Προστασία εννόμων συμφερόντων επιχείρησης (αρ.6 παρ.1 περίπτ.στ’ ΓΚΠΔ)
Υπεύθυνος επεξεργασίας: [Γ ΕΠΙΤΡΟΠΑΚΗΣ ΚΑΙ ΣΙΑ ΟΕ]
Β. Χρόνος-τόπος διατήρησης, αποδέκτες, εκτελούντες την επεξεργασία
Χρόνος διατήρησης Τόπος διατήρησης Αποδέκτες Εκτελούντες την επεξεργασία 5 ημέρες Ψηφιακό αρχείο επιχείρησης (Καταγραφικό) Κανένας (πλην περιπτώσεων εγκληματικών πράξεων, στις οποίες εφόσον ζητηθεί το υλικό θα διαβιβαστεί στις αστυνομικές ή εισαγγελικές αρχές και σε τρίτους εφόσον το αιτηθούν και αποδείξουν έννομο συμφέρον προς λήψη του υλικού) Κατά περίπτωση η εταιρεία CDS, η οποία μας παρέχει υπηρεσίες συντήρησης και προσαρμογής του συστήματος παρακολούθησης.
Γ. Τα δικαιώματά σας
Τα ανωτέρω δεδομένα τα επεξεργαζόμαστε σύμφωνα με την παραπάνω πολιτική προστασίας και βεβαίως υποστηρίζουμε και διασφαλίζουμε την άσκηση των δικαιωμάτων σας με αντίστοιχη διαδικασία.
Δικαίωμα Περιεχόμενο Προϋποθέσεις Τρόπος άσκησης Δικαίωμα ενημέρωσης Ενημέρωση για κάθε ζήτημα που αφορά την επεξεργασία των δεδομένων σας Καμία Αίτηση στην επιχείρησή μας Δικαίωμα πρόσβασης Λήψη αντιγράφου των δεδομένων Καμία - Δικαίωμα διαγραφής Διαγραφή των δεδομένων σας Μόνο εάν: A)τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι πλέον απαραίτητα σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους υποβλήθηκαν σε επεξεργασία, β) ανακαλείτε τη συγκατάθεσή σας και δεν υπάρχει άλλη νομική βάση για την επεξεργασία, γ) αντιτίθεστε στην επεξεργασία και δεν υπάρχουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία δ) τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία παράνομα, Αίτηση στην επιχείρησή μας Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας Μη επεξεργασία των δεδομένων σας για τους δηλωθέντες σκοπούς Μόνο εάν α) η ακρίβεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αμφισβητείται Αίτηση στην επιχείρησή μας Δικαίωμα εναντίωσης Εναντίωση στην επεξεργασία για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή ας (για επεξεργασία που διενεργείται στη βάση του εννόμου συμφέροντος) Απόδειξη των λόγων που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας Αίτηση στην επιχείρησή μας Δικαίωμα καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ Υποβολή καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα Καμία Υποβολή Καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, Τηλεφωνικό Κέντρο: 210 6475600, Φαξ: 210 6475628, e-mail για γνωστοποίηση περιστατικού παραβίασης προσωπικών δεδομένων: databreach@dpa.gr, γενικό e-mail: contact@dpa.gr
ε) τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να διαγραφούν, ώστε να τηρηθεί νομική υποχρέωση
β) η επεξεργασία είναι παράνομη και ζητάτε αντί διαγραφής τον περιορισμό της χρήσης τους,
γ) η επιχείρησή μας δεν χρειάζεται πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς της επεξεργασίας, αλλά τα δεδομένα αυτά απαιτούνται από το υποκείμενο των δεδομένων για τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υποστήριξη νομικών αξιώσεων,
δ) αντιτίθεστε στην επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 21 παράγραφος 1, εν αναμονή της επαλήθευσης του κατά πόσον οι νόμιμοι λόγοι της επιχείρησής μας υπερισχύουν έναντι των δικών σας
Η απάντησή μας στα αιτήματά σας (είτε αφορά την άσκηση δικαιωμάτων είτε την υποβολή παραπόνων) γίνεται δωρεάν χωρίς καθυστέρηση, και σε κάθε περίπτωση εντός (1) ενός μηνός από τότε που θα λάβουμε το αίτημα σας και θα επιβεβαιώσουμε την ταυτότητά σας. Αν, όμως, το αίτημα σας είναι πολύπλοκο ή υποβληθεί ταυτόχρονα μεγάλος αριθμός αιτημάτων στην επιχείρησή μας, θα σας ενημερώσουμε εντός αυτού του μήνα σχετικά με το αν χρειαστεί να λάβουμε παράταση άλλων (2) δύο μηνών, εντός των οποίων θα σας απαντήσουμε. Οι αναφερόμενοι χρόνοι του ενός (1) συν δύο (2) μηνών (εάν απαιτηθεί) είναι οι νόμιμοι και προβλεπόμενοι στον ΓΚΠΔ.
ΤΡΙΤΟ ΤΜΗΜΑ: Λοιπές πληροφορίες
Α. Η επιχείρησή μας χρησιμοποιεί σύγχρονα και επικαιροποιημένα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για να αποτρέψει παράνομη πρόσβαση, αλλοίωση ή διάδοση των προσωπικών δεδομένων σας.
Β. Σας ενημερώνουμε ότι δεν προβαίνουμε σε αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων ή σε κατάρτιση προφίλ ή σε άλλη επεξεργασία με το υλικό καταγραφής του συστήματος παρακολούθησης.
Γ. Αναθεωρήσεις της Πολιτικής Απορρήτου
Η επιχείρησή μας διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί ή να την αναθεωρεί περιοδικά το παρόν Έντυπο Ενημέρωσης, κατά την απόλυτη διακριτική της ευχέρεια. Σε περίπτωση που πραγματοποιηθούν αλλαγές, η επιχείρησή μας θα καταγράφει την ημερομηνία τροποποίησης ή αναθεώρησης στο νέο Έντυπο Ενημέρωσης και η επικαιροποιημένη έκδοση θα ισχύει για εσάς από την ημερομηνία αυτή. Σας ενθαρρύνουμε να μελετάτε κατά περιόδους το παρόν Έντυπο προκειμένου να εξετάζετε εάν υπάρχουν τυχόν αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο διαχειριζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα. Σε κάθε δε περίπτωση δεσμευόμαστε ότι θα σας ενημερώσουμε εγκαίρως.
Δ. Επικοινωνία – Αιτήματα - Παράπονα
Εάν έχετε ερωτήσεις, σχόλια ή παράπονα σχετικά με την διαχείριση ή την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων ή εάν επιθυμείτε να ασκήσετε οποιοδήποτε δικαίωμά σας, παρακαλείστε να επικοινωνήσετε μαζί μας στα ανωτέρω στοιχεία επικοινωνίας.
Για την υποβολή παραπόνου ή καταγγελίας σχετικά με παραβίαση των προσωπικών σας δεδομένων μπορείτε να απευθυνθείτε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, Τηλεφωνικό Κέντρο: 210 6475600, Φαξ: 210 6475628, e-mail για γνωστοποίηση περιστατικού παραβίασης προσωπικών δεδομένων: databreach@dpa.gr, γενικό e-mail: contact@dpa.gr
ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ
Συστηματα διαχειρισης, Περιβαλλον και ISO.
Με στόχο την εξέλιξη και διασφάλιση της ποιότητας των εργασιών, με γνώμονα τον σεβασμό προς το περιβάλλον και την υγειά και ασφάλεια των εργαζομένων, η εταιρία διαθέτει πιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης ISO 9001:2015 με αριθμό πιστοποίησης 250620-3, ISO 14001:2015 με αριθμό πιστοποίησης 250620-4 και ISO 45001:2018 με αριθμό πιστοποίησης 250620-5, από τον φορέα πιστοποίησης QMSCERT Q-CERT LTD.