9/2024

 

Εισαγωγικά

Το κείμενο αυτό, το οποίο ονομάζεται Πολιτική Απορρήτου Προμηθευτών, εξηγεί με απλά λόγια πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα τα οποία συλλέγουμε από εσάς στο πλαίσιο των μεταξύ μας συναλλακτικών σχέσεων.

Η παρούσα Πολιτική αφορά τους Προμηθευτές μας εφόσον αυτοί συνιστούν ατομική επιχείρηση ή μονοπρόσωπη εταιρεία.

 

Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων είναι η επιχείρηση με την επωνυμία Γ.ΕΠΙΤΡΟΠΑΚΗΣ ΚΑΙ ΣΙΑ ΟΕ με διακριτικό τίτλο PROTRUCK η οποία εδρεύει στην οδό Αγίου Γεωργίου 91 στον Ασπρόπυργο Αττικής, με ΑΦΜ 99874785 με αρ. τηλ  2105577772 με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου info@protruck.gr.

Προτεραιότητά μας αποτελεί η σύννομη επεξεργασία των δεδομένων αυτών και η πλήρη και διαφανή ενημέρωσή σας σχετικά με αυτή. Για οποιαδήποτε απορία μη διστάσετε να επικοινωνήστε μαζί μας.

 

Περιεχόμενα Πολιτικής Απορρήτου

 

• Πρώτο Τμήμα: Γενικές πληροφορίες

1) Τι είναι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα

2) Τι είναι η  Επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

3) Είναι υποχρεωτική η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν;

4)  Πότε και πως συλλέγουμε τα δεδομένα σας

5) Ποιες αρχές τηρούμε κατά την επεξεργασία των δεδομένων

 

• Δεύτερο Τμήμα: Ανάλυση της επεξεργασίας

Α. Κατηγορίες, σκοπός και νομική βάση επεξεργασίας

Β. Χρόνος – Τόπος διατήρησης δπχ - Αποδέκτες

Γ. Τα δικαιώματα σας

 

• Τρίτο Τμήμα: Λοιπές πληροφορίες

 

 

ΠΡΩΤΟ ΤΜΗΜΑ: Γενικές Πληροφορίες

 

1. Τι είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Ο όρος «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα» (εφεξής δπχ ή δεδομένα), αναφέρεται σε κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε διεύθυνση, σε αριθμό τηλεφώνου αλλά και μέσω αναφοράς σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.

Με λίγα λόγια δεδομένα, είναι κάθε πληροφορία που σχετίζεται και αφορά ένα φυσικό πρόσωπο, είτε μας αποκαλύπτει αμέσως την ταυτότητά του είτε δύναται να μας την αποκαλύψει.

 

2. Τι είναι η Επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή,  καταχώριση, οργάνωση, διάρθρωση, αποθήκευση, προσαρμογή ή μεταβολή, ανάκτηση, αναζήτηση πληροφοριών, χρήση, κοινολόγηση με διαβίβαση, διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, συσχέτιση ή συνδυασμός, περιορισμός, διαγραφή ή καταστροφή.

Δηλαδή, σχεδόν οποιαδήποτε ενέργεια, από τη στιγμή που δημιουργείται ένα δεδομένο μέχρι τη στιγμή που καταστρέφεται (ή που ανωνυμοποιείται πλήρως), συνιστά πράξη επεξεργασίας.

Η επεξεργασία δεδομένων είναι μια νόμιμη πράξη, εφόσον εκτελείται εντός του πλαισίου που ορίζει η σχετική νομοθεσία, δηλαδή ο εθνικός νόμος 4624/2019 αλλά και ο  ευρωπαϊκός Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (GDPR) 679/2016/ΕΕ.

 

3. Είναι υποχρεωτική η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν;

 

Η συλλογή και επεξεργασία κάποιων δεδομένων σας στην επιχείρησή μας είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία των μεταξύ μας συναλλακτικών σχέσεων και την ικανοποίηση συναφών νομικών υποχρεώσεων (κυρίως φορολογικών).

Με την παρούσα πολιτική σας ενημερώνουμε για τους κανόνες επεξεργασίας που ακολουθούμε.

 

4. Πότε και πως συλλέγουμε τα δεδομένα σας

 

Συλλέγουμε τα δεδομένα σας κατά τις εξής χρονικές στιγμές:

 

Α. Κατά τη στιγμή της παραγγελίας, κατά τη διάρκεια της αποστολής των προϊόντων (πχ τηλεφωνικές επικοινωνίες για την ώρα/μέρα παράδοσης), κατά την πληρωμή των προϊόντων, κατά την επικοινωνίας για ζητήματα διαχείρισης παραγγελιών (πχ αύξηση-μείωση ποσότητας, αλλαγή/προσθήκη προϊόντων, ημερομηνιών παράδοσης κλπ)

Β. Όταν επικοινωνείτε μαζί μας γραπτώς για ζήτημα σχετικό με τις μεταξύ μας συναλλακτικές σχέσεις

Γ. Κατά τη διάρκεια της παρουσία σας στους χώρους της επιχείρησης, μέσω του συστήματος καμερών (περιστασιακά και μόνο εφόσον βρεθείτε στην εμβέλειά τους).

 

 

5. Ποιες αρχές τηρούμε κατά την επεξεργασία των δεδομένων

Κατά την επεξεργασία των δεδομένων σας, υιοθετούμε και εφαρμόζουμε τις αρχές επεξεργασίας κατά το αρ.5 ΓΚΠΔ, δηλαδή τα δεδομένα σας :

 

α) υποβάλλονται σε σύννομη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο σε σχέση με το υποκείμενο των δεδομένων («νομιμότητα, αντικειμενικότητα και διαφάνεια»),

β) συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς τους σκοπούς αυτούς («περιορισμός του σκοπού»),

γ) είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στο αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία («ελαχιστοποίηση των δεδομένων»),

δ) είναι ακριβή και, όταν είναι αναγκαίο, επικαιροποιούνται· λαμβάνονται όλα τα εύλογα μέτρα για την άμεση διαγραφή ή διόρθωση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία είναι ανακριβή, σε σχέση με τους σκοπούς της επεξεργασίας («ακρίβεια»),

ε) διατηρούνται υπό μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· («περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης»),

στ) υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά τρόπο που εγγυάται την ενδεδειγμένη ασφάλεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, μεταξύ άλλων την προστασία τους από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά, με τη χρησιμοποίηση κατάλληλων τεχνικών ή οργανωτικών μέτρων («ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα»).

 

 

ΔΕΥΤΕΡΟ ΤΜΗΜΑ: Ανάλυση της επεξεργασίας

 

Α. Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που επεξεργαζόμαστε

Υπεύθυνος επεξεργασίας: [Γ ΕΠΙΤΡΟΠΑΚΗΣ ΚΑΙ ΣΙΑ ΟΕ]

 

Β. Χρόνος-τόπος διατήρησης, αποδέκτες, εκτελούντες την επεξεργασία

ΔΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟ ERP SOFTONE

To ERP SOFTONE είναι λογισμικό το οποίο χρησιμοποιεί η εταιρεία μας για την αποθήκευση και διαχείριση των κάθε είδους στοιχείων των εργαζομένων, πελατών και προμηθευτών της. Σε αυτό αποθηκεύονται οι παραπάνω κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, έτσι ώστε η επιχείρηση να έχει μια συνολική εικόνα των οικονομικών δεδομένων. Καμία άλλη πράξη επεξεργασίας δε γίνεται μέσω αυτού.

Το λογισμικό λειτουργεί τοπικά στο server της επιχείρησης. Πρόσβαση σε αυτό έχουν τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα της επιχείρησής μας, ο λογιστής και ο εξωτερικός συνεργάτης που μας υποστηρίζει (ο τελευταίος μόνο όταν απαιτείται ενέργεια υποστήριξης, συντήρησης, διόρθωσης προβλημάτων).

 

 

Γ. Τα δικαιώματά σας

Τα ανωτέρω δεδομένα τα επεξεργαζόμαστε σύμφωνα με την παραπάνω πολιτική προστασίας και βεβαίως υποστηρίζουμε και διασφαλίζουμε την άσκηση των δικαιωμάτων σας με αντίστοιχη διαδικασία.

Η απάντησή μας στα αιτήματά σας (είτε αφορά την άσκηση δικαιωμάτων είτε την υποβολή παραπόνων) γίνεται δωρεάν χωρίς καθυστέρηση, και σε κάθε περίπτωση εντός (1) ενός μηνός από τότε που θα λάβουμε το αίτημα σας και θα επιβεβαιώσουμε την ταυτότητά σας. Αν, όμως, το αίτημα σας είναι πολύπλοκο ή υποβληθεί ταυτόχρονα μεγάλος αριθμός αιτημάτων στην επιχείρησή μας, θα σας ενημερώσουμε εντός αυτού του μήνα σχετικά με το αν χρειαστεί να λάβουμε παράταση άλλων (2) δύο μηνών, εντός των οποίων θα σας απαντήσουμε. Οι αναφερόμενοι χρόνοι του ενός (1) συν δύο (2) μηνών (εάν απαιτηθεί) είναι οι νόμιμοι και προβλεπόμενοι στον ΓΚΠΔ.

 

 

ΤΡΙΤΟ ΤΜΗΜΑ: Λοιπές πληροφορίες

Α. Η επιχείρησή μας χρησιμοποιεί σύγχρονα και επικαιροποιημένα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για να αποτρέψει παράνομη πρόσβαση, αλλοίωση ή διάδοση των προσωπικών δεδομένων σας.

Β. Σας ενημερώνουμε ότι δεν προβαίνουμε σε αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων ή σε κατάρτιση προφίλ.

 

 

Γ. Αναθεωρήσεις της Πολιτικής Απορρήτου

Η επιχείρησή μας διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί ή να την αναθεωρεί περιοδικά την παρούσα Πολιτική Απορρήτου, κατά την απόλυτη διακριτική της ευχέρεια. Σε περίπτωση που πραγματοποιηθούν αλλαγές, η επιχείρησή μας θα καταγράφει την ημερομηνία τροποποίησης ή αναθεώρησης στη νέα Πολιτική απορρήτου και η επικαιροποιημένη Πολιτική θα ισχύει για εσάς από την ημερομηνία αυτή. Σας ενθαρρύνουμε να μελετάτε κατά περιόδους την παρούσα Πολιτική Απορρήτου προκειμένου να εξετάζετε εάν υπάρχουν τυχόν αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο διαχειριζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα. Σε κάθε δε περίπτωση δεσμευόμαστε ότι θα σας ενημερώσουμε εγκαίρως.

 

 

Δ. Επικοινωνία – Αιτήματα - Παράπονα

Εάν έχετε ερωτήσεις, σχόλια ή παράπονα σχετικά με την διαχείριση ή την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων ή εάν επιθυμείτε να ασκήσετε οποιοδήποτε δικαίωμά σας, παρακαλείστε να επικοινωνήσετε μαζί μας στα ανωτέρω στοιχεία επικοινωνίας.

Για την υποβολή παραπόνου ή καταγγελίας σχετικά με παραβίαση των προσωπικών σας δεδομένων μπορείτε να απευθυνθείτε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, Τηλεφωνικό Κέντρο: 210 6475600, Φαξ: 210 6475628, e-mail για γνωστοποίηση περιστατικού παραβίασης προσωπικών δεδομένων: databreach@dpa.gr, γενικό e-mail: contact@dpa.gr

 

Ασπρόπυργος, 16/9/2024